Programma Spazio Alpino Italia

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Rendicontazione delle spese dei progetti finanziati

La rendicontazione delle spese dei progetti finanziati deve essere coerente con:

  • l'Application Form approvato
  • le spese ammissibili
  • il Subsidy Contract

 

Le spese rendicontate sono quelle sostenute ed effettivamente pagate entro il periodo di ammissibilità del progetto; fanno eccezione le spese di preparazione, le spese a forfait (Lump Sums) e le spese a tassi forfettari (Flat Rates).

La rendicontazione delle spese è obbligatoria per tutti i beneficiari dei progetti. Va fatta utilizzando l'electronic Monitoring System e non sono richiesti ulteriori documenti da compilare. 

Il report di ciascun partner di progetto deve essere validato on line dal controllore di primo livello. E' compito del lead partner trasmettere la rendicontazione di tutti i partner al Segretariato Congiunto (JS).

Il pagamento dei fondi  FESR è subordinato al completamento dei report periodici.

Variazioni e modifiche di progetto

Variazioni di budget per la quota FESR di ciascun Work Package sono ammissibili :

  • fino ad un importo massimo di € 10.000,00 oppure
  • per una percentuale massima del 20% (si considera tra le due opzioni quella con importo maggiore).

 

Per importi superiori è ammessa una sola variazione durante la vita del progetto; in questo caso il lead partner presenta una richiesta di modifica al Segretariato Congiunto (JS) per ricevere l'approvazione dall'Autorità di Gestione (MA).

Ridistribuzioni di budget per periodo non sono ammesse a livello di progetto perché impatterebbero negativamente sugli obiettivi di spesa del Programma (rischio disimpegno di fondi). Nel caso non fosse più possibile rispettare la tempistica approvata per i diversi Work Package del progetto, il lead partner di progetto può richiedere eccezionalmente un prolungamento al Segretariato Congiunto (JS) per comprovate motivazioni e fino a un massimo di 6 mesi (Factsheet 4.6).

Procedura per individuare e contrattualizzare i controllori di primo livello (certificatori delle spese)

Ogni beneficiario di progetto  deve scegliere un proprio controllore di primo livello al quale far certificare le spese sostenute e rendicontate (vedi Factsheet 4.1). La scelta è in capo individualmente ad ogni beneficiario; non esistono elenchi da cui attingere.

L’esecuzione delle verifiche (art. 23 del Reg. (UE) n. 1299/2013 e art. 125 del Reg. (UE) 1303/2013) dovrà essere affidata a controllori designati tra soggetti qualificati, in possesso dei necessari requisiti di professionalità, onorabilità, indipendenza e conoscenza della lingua inglese. Inoltre il controllore deve essere iscritto, da non meno di tre anni, all'Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili.

Un controllore di primo livello può essere di due tipi.

Certificatore interno - Ammesso esclusivamente per le amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1 del D.lgs. 165/ 2001.

Il beneficiario identifica l’ufficio interno che svolgerà, anche per il tramite di un suo componente, l’attività di certificatore. Deve essere rispettata l’indipendenza funzionale dall’ufficio responsabile dell'avvio e dell'attuazione dell’operazione (beneficiario) e dall’ufficio responsabile dei pagamenti.

Certificatore esterno - Il beneficiario seleziona il proprio controllore di primo livello attraverso procedure di evidenza pubblica in applicazione del D.Lgs. n. 50/2016 (Nuovo codice degli appalti).

NOTA BENE  - Ciascun controllore di primo livello deve essere ufficialmente autorizzato dall'ente nazionale di coordinamento (Commissione Mista) prima di poter verificare e certificare le spese. Questa autorizzazione avviene solitamente entro 5 mesi dall'approvazione del progetto. I controllori di primo livello non autorizzati non saranno abilitati ad operare sulla piattaforma eMS e pertanto non potranno produrre la certificazione richiesta.

I controllori di primo livello devono essere autorizzati e assegnati a ogni singolo partner di progetto. Quindi è responsabilità di ciascun partner di progetto provvedere per tempo all'identificazione del proprio controllore di primo livello.

Le autorizzazioni e le assegnazioni sono perciò valide di volta in volta per un solo specifico progetto. Ciò significa ad esempio che se un partner partecipa a più progetti avvalendosi sempre dello stesso controllore di primo livello ha bisogno di tante autorizzazioni quanti sono i progetti in cui partecipa.

Documentazione da presentare per individuare e contrattualizzare un controllore di primo livello (certificatore della spesa)

La Commissione Mista Stato Regioni (ufficio preposto a livello nazionale) ha predisposto le istruzioni, i requisiti e i moduli da utilizzare per l’individuazione e la contrattualizzazione dei certificatori delle spese dei progetti inerenti i programmi di cooperazione territoriale europea.

Per richiedere l'autorizzazione del proprio controllore il beneficiario invia la specifica documentazione al rappresentante italiano del programma in seno alla Commissione Mista il quale, verificata la completezza documentale, la trasmette alla Commissione Mista per la verifica dei requisiti e l’approvazione del controllore.

La documentazione compilata e firmata dovrà essere pertanto inviata dai beneficiari alla casella mail   

flc_spazio_alpino@regione.lombardia.it 

alla cortese attenzione della dott.ssa Barbara Fraschetta, indicando nell’oggetto: SPAZIO ALPINO ... Call – Convalida FLC - identificativo ed acronimo del progetto (ASP....).

Il soggetto che firma la documentazione deve corrispondere a quello indicato nell'Application Form quale legale rappresentante dell’ente. In caso di variazione in data successiva alla presentazione dell' Application Form, la nota del beneficiario (all. 1b) dovrà essere integrata con l’atto amministrativo che certifichi la variazione del legale rappresentante oppure con una dichiarazione sostitutiva di certificazione (ex art. 46 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445), a firma del nuovo rappresentante legale.

NOTA BENE  -  Di norma la Commissione Mista rilascia l'autorizzazione (o comunica il diniego) entro 10 giorni dall'inoltro della domanda.

 

A L L E G A T I

Come procedere operativamente dopo l'autorizzazione

Una volta autorizzato dalla Commissione Mista ogni controllore di primo livello deve profilarsi sull'electronic Monitoring System creando una propria utenza.

Lo username deve essere obbligatoriamente FLC_ITALY_FLC-COGNOME. Una conferma verrà inviata dal sistema all'indirizzo mail inserito in fase di registrazione. Il controllore deve comunicare il proprio username (e il riferimento al progetto) all’indirizzo mail flc_spazio_alpino@regione.lombardia.it

Da questo momento l'utenza è associata al progetto di riferimento; il controllore può quindi accedere al sistema e procedere con la certificazione delle spese rendicontate per quel progetto. 

In caso di problematiche di tipo tecnico (registrazione, accesso al sistema eMS ecc.) contattare l’amministratore di sistema alla casella mail: JS@alpine-space.eu

 

Documentazione utile

Riferimenti istituzionali nazionali per i controlli di primo livello

Commissione Mista Stato Regioni presso l'Agenzia per la Coesione Territoriale

Ufficio 7, Centro di competenza sul coordinamento ed esecuzione controlli di I livello

Dirigente: Teresa Costa

telefono 06 96 51 78 47 

teresa.costa@agenziacoesione.gov.it

commissione.mista.cte@agenziacoesione.gov.it